דרושים:  למעוז דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת בכיר/ה למנכ"לית (EXECUTIVE ASSISTANT)! مطلوب لمعوز مساعد/ة شخصي/ة للمدرة

פרטי המשרה: 

ארגון מעוז פועל לקידום מענה לאתגרים הבוערים הניצבים בפני מדינת ישראל בתחום החברתי-כלכלי, באמצעות בניית רשת מגוונת של מנהיגים ומנהיגות, אשר מקדמים מהלכי שינוי במרחבים הנוגעים לכל אחת ואחד מאיתנו.
חברי רשת מעוז הינם מנהלים ומנהלות בכירים המגיעים מהמגזרים החברתי, הממשלתי והעסקי, ומייצגים קהילות שונות בחברה הישראלית. אנו פועלים בכדי להגביר ביניהם אמון, לייצר ביניהם שיתופי פעולה, ולסייע להם להוביל יוזמות ושינויים משמעותיים בחברה הישראלית.
בימים אלו, אנו מחפשים את האחד/אחת לתפקיד אסטרטגי ומשמעותי בארגון, של עוזר/ת אישי/ת בכיר/ה למנכ"לית מעוז, להוות יד ימינה של מנכ"לית הארגון, וליצור את התנאים המיטביים לעבודתה, בכדי להגדיל את האימפקט הארגוני.
התפקיד ישתייך לצוות מטה המנכ"לית, ויהיה בכפיפות למנכ"לית ובניהול מקצועי של ראש המטה של הארגון.
העבודה במשרה מלאה במשרדי הארגון הממוקמים בלוד.

يعمل تنظيم معوز على الاستجابة للتحديات الهامة التي تواجهها اسرائيل في المجال الاجتماعي – الاقتصادي. من خلال بناء شبكة متنوعة من القياديات والقياديين اللذين يطورون سيرورات تغيير في المجالات التي تمس بكل واحدة وواحد منا!

أعضاء شبكة معوز هم مديرات ومديرون كبار من القطاع الاجتماعي، الحكومي والتجاري، ويمثلون مجموعات مختلفة من المجتمع الاسرائيلي. نحن نعمل من أجل زيادة الثقة بينهم، وخلق شاراكات،و مساعدتهم على قيادة مبادرات وتغييرات فعّالة في المجتمع الاسرائيلي.

حاليًا نبحث حاليًا عن شخص للعمل في وظيفة استراتيجية وهامة في التنظيم، مساعد/ة شخصي/ة تنفيذي/ة للمديرة العامة لمعوز، ليكون/ لتكون اليد اليمنى للمديرة العامة، ويوفر/ توفر الظروف المثالية لعملها، من أجل زيادة تأثير التنيظم.

الوظيفة تابعة لطاقم مكتب المديرة العامة، وخاضعة للمديرة العامة وتحت الادارة المهنية لرئيس مكتب التنظيم.

الوظيفة بدوام كامل في مكاتب معوز الواقعة في اللد، مع إمكانية العمل ليوم واحد من البيت.


תחומי האחריות במסגרת התפקיד

  • ניהול הזמן של המנכ"לית- עבודה צמודה עם מנהל/ת היומן של המנכ"לית במטרה לנהל בצורה המיטבית ביותר את המשאב היקר ביותר של הארגון. 
  • אחריות להוצאה לפועל לאג'נדת המנכ"לית – תיעוד הפגישות, חילוץ הנחיות לפעולה מפגישות המנכ"לית (כולל השתתפות בפועל בפגישות עצמן בהתאם לצורך), ממיילים וממשימות מנכ"לית, וביצוע בקרה ומעקב אחר ביצוען. 
  • ניהול הפניות המגיעות אל המנכ"לית- ניתוב ההודעות, ואחריות לטיפול ומענה לפניות המגיעות, בשותפות עם ראש המטה. 
  • עריכת מסמכים ומצגות בהתאם לצורך.  החל ממצגות אסטרטגיות עבור משקיעים ועד לכתיבת מענה למיילים ומתווים לפגישות בעברית ובאנגלית.
  • הכנה לפגישות– הכנת המשתתפים לקראת פורומים ופגישות מורכבות, הכנת המנכ"לית עצמה לקראת פגישות, הכנת החומרים הנדרשים, ריכוז הנושאים לפגישות. 
  • ניהול ממשקים למול בעלי עניין מגוונים- פונקציה מרכזית המהווה את נקודת הקשר הראשונית למול גורמים מגוונים ובכירים (ועד מנהל, שותפים, משקיעים, מנהלים בארגון, ועוד). 
  • שותפות להובלת פרויקטים ותהליכים ארגוניים, כחלק מצוות המטה הארגוני. 
  • צומת קריטית לחיבור בין צרכים העולים מהשטח למנכ"לית.

 

مسؤوليات الوظيفة

  • إدارة أوقات المديرة العامة العمل ملازم لمدير يوميات المديرة العامة بهدف إدارة المورد الأثمن في التنظيم بأفضل صورة.
  • المسؤولية عن تنفيذ أجندة المديرة العامة توثيق الجلسات، استخراج التعليمات المُراد تنفيذها من الجلسات الخاصة بالمديرة العامة (يشمل المشاركة الفعلية في الجلسات وفق الاحتياجات) والمراسلات عبر البريد الالكتروني ومهام المديرة العامة، وتنفيذ المراقبة ومتابعة تنفيذها.
  • إدارة التوجهات التي تصل المديرة العامة- فرز الرسائل، والمسؤولية عن المعالجة والرد على التوجهات الواردة، بالشراكة مع رئيسة المكتب.
  • إعداد ملفات وشرائح عرض وفق الحاجة. بدءًا من شرائح عرض لاستراتيجيات تعرض امام المستثمرين حتى كتابة ردود لرسائل البريد الالكتروني ومخططات للجلسات بالعبرية والانجليزية.
  • تحضير للجلسات تحضير المشاركين قبيل جلسات منتديات وجلسات مركبة، تحضير المديرة العامة نفسها قبيل الجلسات، تحضير المواد المطلوبة وتركيز مواضيع الجلسات.
  • إدارة التقاطعات ونقاط تجمع الجهات المعينة المختلفة عامل مركزي يشكل نقطة العلاقة الاولى مع مع جهات متنوعة وكبيرة (اللجنة الادارية، الشركاء، المستثمرين، المديرين ف يالتنظيم وغيرهم).
  • مشاركة في قيادة مشاريع وعمليات تنظيمية  كجزء من طاقم المكتب التنظيمي.
  • نقطة هامة للوصل بين الاحتياجات التي تظهر في الميدان وبين المديرة العامة.

 

ידע וניסיון נדרש

  • השכלה אקדמית ברמת תואר ראשון לפחות– חובה.
  • ניסיון קודם כעוזר/ת אישי/ת או במשרות ייעוץ/תמיכה במנהלים בכירים– חובה. 
  • שליטה ביישומי Office .
  • יכולת קריאה כתיבה ודיבור באנגלית ברמה טובה מאוד.

 

الخبرة والتجربة المطلوبة

  • دراسة اكاديمية بمستوى لقب اول- بكالوريوس – اجباري.
  • تجربة سابقة كمساعد/ة شخصي/ة في وظائف استشارة/ دعم للمدراء الكبار – اجباري.
  • التحكم بتطبيقات Office .
  • قراءة وكتابة باللغة الإنجليزية بمستوى جيد جدًا.

 

כישורים ומאפיינים נדרשים

  • חיבור לחזון ולמשימה של מעוז.
  • יחסי אנוש מצוינים- יכולות גבוהות של תקשורת וביסוס אמון, יכולת להתנהל בסיטואציות חברתיות מורכבות באופן רגיש ומתוחכם, יכולות גבוהות של רתימה ובניית שיתופי פעולה.
  • תפיסת שירותיות גבוהה לצד אסרטיביות ונחישות.
  • יכולות ניהול והובלה של פרויקטים ותהליכים– יכולות גבוהות של קבלת החלטות, מכוונות לתוצאות, יכולות תכנון וארגון, יכולת לנהל מספר רב של משימות הנעות על פני תחומים מגוונים במקביל, עבודה מבוססת נתונים.
  • יכולת גבוהות של ניתוח נתונים ומצבים וגזירת משמעויות, הכוללות יכולות תעדוף והבחנה בין עיקר לטפל. 
  • ייצוגיות ויכולת לעבוד באופן שוטף מול גורמים בכירים ויכולות שיתוף פעולה עם גורמים שונים.
  • יכולות גבוהות של העברת מסרים, בכתב ובעל פה.
  • יכולת לנוע בין רמת המקרו (הבנה אסטרטגית, והיכולת לגזור ממנה תהליכי תכנון ודרכי פעולה) לרמת המיקרו (ירידה לפרטים, הקפדה על סטנדרטים גבוהים, סדר וארגון). 
  • חוסן– עמידות למול סביבת עבודה המאופיינת בלחץ, בקצב מהיר ובתובענות גבוהה. 
  • היכולת לפעול בנוחות בתנאי עמימות, לספק תוצרים מהירים ולגלות גמישות למול דרישות משתנות.
  • אמינות וסטנדרטים גבוהים של אתיקה - תפיסת ההוגנות כערך מוביל בתפקיד, הפעלת שיקולים אתיים בתהליכי קבלת החלטות, והקפדה על דיסקרטיות.
  • מודעות עצמית ופתיחות ללמידה.
  • זמינות גבוהה ונכונות לגמישות בשעות העבודה, ולעבודה בשעות לא שגרתיות במידת הצורך.
  • אופטימיות ושמחת חיים!

 

المواصفات والقدرات المطلوبة

  • الايمان برؤية ورسالة منظمة معوز .
  • مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين - قدرات عالية على التواصل وبناء الثقة، والقدرة على التصرف الحكيم والحساس في المواقف الاجتماعية المعقدة، والقدرة على اقناع وتجنيد الآخرين للمهمات.
  • وعي خدماتي عالٍ إلى جانب الحزم وقوة الإرادة.
  • قدرات ادارة وقيادة مشاريع وسيرورات – قدرات عالية في اتخاذ القرار الموجهة نحو تحقيق النتائج، قدرات تخطيط وتنظيم، قدرة على ادارة عدد من المهام الموزعة على عدة مجالات بالتوازي، وعمل مبني على المعطيات.
  • قدرة عالية على تحليل المعطيات والحالات واستخلاص المعاني، يشمل قدرات بناء سلم اولويات ومعرفة ما هو مهم وما هو ليس مهم.
  • القدرة على تمثيل التنظيم والقدرة على العمل بانتظام مع كبار المسؤولين والشراكة مع جهات مختلفة..
  • قدرة عالية على تمرير الرسائل كتابيًا وشفهيًا.
  • قدرة على التنقل بين مستويات الكلي (ماكرو) وقدرة على استخلاص سيرورات تخطيطية وطرق عمل منها. المستوى العيني (ميكرو) وملاحظة التفاصيل، الحفاظ على معايير عالية، نظام وترتيب.
  • ثباتفي بيئة عمل تتميز بالضغط، السرعة والمتطلبات العالية.
  • قدرة على العمل في ظروف غير واضحة وتوفير نتائج سريعة والتحلي بالمرونة أمام المتطلبات المتغيرة.
  • التوافر العالي والاستعداد للعمل بمرونة من ناحية الساعات، والعمل في اوقات غير اعتيادية عند الحاجة.
  • الصدق والأمانة والمعايير الأخلاقية العاليةاعتبار العدل كقيمة عليا في الوظيفة، وتوظيف المعايير الأخلاقية في عمليات صنع القرار، والالتزام الصارم بالسرية.
  • الوعي الذاتي والانفتاح على التعلّم.
  • التفاؤل والفرح!
מיקום המשרה: 

לוד, IL


פלח משרה: Administrative Assistant, Executive Assistant, Secretary, Administrative